Приключи успешно Дейност 6 по

проект „Подобряване на ефективността на Общинска администрация – Девин”

В резултат на проведения функционален анализ в Общинска администрация – Девин и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността, взаимодействието и обмена на информация между служителите и ръководителите, Eкипът за провеждане на функционален анализ предложи да бъдат разработени правила за управление на риска в Община Девин и да се актуализират Вътрешните правила за организация на административното обслужване в община Девин. Изготвянето на вътрешните правила е заложено в Плана за действие, който е част от Доклада за проведения функционален анализ.

При изготвянето на проектите на вътрешни документи е поставен акцент на спазване на нормативните изисквания, подобряване взаимодействието между структурните звена и качествено обслужване на клиентите. С цел обхващане на цялостната дейност по управление на риска са разработени: „Стратегия за управление на риска“ и „Вътрешни правила за управление на риска“.

Стратегията за управление на риска в община Девин е съобразена със Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор, Методическите насоки по елементите на финансовото управление и контрол и Насоките за въвеждането на управление на риска в организациите от публичния сектор, и обхваща:

-          методи, които ще бъдат използвани в процеса на управление на рисковете;

-          начини за документиране на процеса;

-          начини за мониторинг на дейността по управление на рисковете;

-          ред за докладване;

-          отговорности на лицата, които ще подпомагат кмета на общината и ще координират процеса по управление на рисковете.

В разработената стратегия е предложена методика за оценка на риска в община Девин.

Комуникацията и обменът на информация, редът и сроковете за докладване на значимите рискове са регламентирани по подробно във Вътрешни правила за управление на риска в община Девин. Вътрешните правила регламентират отговорностите, взаимодействието и последователността на извършваните действия от служителите в процеса на управление на риска. Разработени са въз основа на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор, Указанията за осъществяване на управленската отговорност в организациите от публичния сектор, Насоките за въвеждането на управление на риска в организациите от публичния сектор, Системата за финансово управление и вътрешен контрол в община Девин. В документа подробно са описани ролите и отговорностите на служителите, и ръководителите в процеса на управление на риска, регламентирано е създаването на Комитет по риска, както и цялостната организация на процеса по управление на риска, последователността от дейности, които следва да се извършват, мониторинг и докладване по отношение на риска. Направено е предложение за Политика по управление на риска, което при одобрение от страна на ръководството би могло да стане част от документа „Стратегия за управление на риска в община Девин“, т. е. Политиката да бъде представена като предпоставка за разработване на стратегията.

В изготвените Вътрешни правила за организация на административното обслужване в община Девин са направени допълнения и корекции във връзка с привеждането им в съответствие с нормативните изисквания, регламентирани в Закона за администрацията, Административнопроцесуалния кодекс, Наредбата за административното обслужване, и др. С цел подобряване на комуникацията и взаимодействието между звената в общинската администрация и подобряване на обслужването на клиентите са добавени нови раздели:

-          Взаимодействие между структурните звена във връзка с административното обслужване.

-          Организация на дейността по постъпилите в общината жалби, сигнали и предложения

-          Обмен на информация с клиентите и измерване на удовлетвореността.

Целта на внесените изменения и разработените нови документи е:

-       подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената в общинската администрация;

-            повишаване на прозрачността и отчетността;

-     подобряване на обслужването и повишаване на удовлетвореността на гражданите и бизнеса от предоставяните административни услуги.

Документите са разработени от екипа на „Интер Консулт Нова” ЕООД и съгласувани с членовете на Екипа за провеждане на функционалния анализ от Общинска администрация – Девин. Служителите на администрацията, членове на екипа за разработване на функционалния анализ изразиха своето становище по разработените проекти на вътрешни правила, дадоха предложения за корекции и допълнения и в резултат на активната комуникация между екипите на възложителя и изпълнителя на 29.07.2013 г. са предоставени окончателни варианти на вътрешните правила.