Проект „Подобряване на ефективността на Общинска администрация – Девин”

Договор № 12-11-5/09.10.2012 г. по Оперативна програма „Административен капацитет, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

Приоритетна ос І „Добро управление”

Подприоритет 1.1.„Ефективна структура на държавната администрация”

Бюджетна линия BG051PO002/12/1.1-04

ИНФОРМАЦИЯ

за целите и предстоящите дейности във връзка с извършването на функционален анализ в Общинска администрация – Девин

Въвеждането на нова структура на администрацията трябва да следва стратегията и да се предхожда от извършването на функционален анализ, който да идентифицира и изясни функциите на администрацията и съответствието им с поставените цели. Да провери доколко последователно и ефективно те се изпълняват в структурните звена, подразделенията и длъжностите, които съставляват организационната структура.

Активното участие на служителите на общинската администрация в този процес се превръща в действащ механизъм за по-доброто функциониране и координация на администрацията.

Същност, цел и резултати от функционалния анализ

Функционалният анализ, за който е разработена Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация представлявапроцес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността иефикасността от дейността на отделната административна структура чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки.

Основната цел на методологията е да се разработи гъвкав и приложим във всичкиадминистративни структури (на централно, регионално и местно ниво) инструментариум за анализ на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността, както и да се формулират области и препоръки за подобрения.

Единната методология за провеждане на функционален анализ в административните структури представя общия подход и логическата последователност на дейностите при извършване на функционалния анализ.

Подробните описания на дейностите, извършвани на различните етапи на анализа,методите за провеждане на анализа и последователността на тяхното прилагане, екипите за провеждане на анализа и други специфични елементи от анализа са представени вНаръчник за прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.

Функционалният анализ в Общинска администрация – Девин ще бъде извършен чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация от външни експерти на „Интер Консулт Нова” ЕООД, гр.София. Изпълнителят е избран по реда на Закона за обществените поръчки в рамките на Дейност 2 на проекта. Външните експерти са включени в изградения Екип за провеждане на функционалния анализ, назначен със заповед на кмета на общинаДевин.

Екип за провеждане на функционалния анализ:

·      Възложител – кмета на община Девин

·      Ръководител на екипа – секретаря на общината

·      Членове на екипа –началници на отдели, служители в общинската администрация и външни експерти

Етапи на функционалния анализ:

1.  Планиране и подготовка на функционалния анализ – сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност.

2.  Провеждане на функционалния анализ – анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение.

3.  Приключване на функционалния анализ – приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.

4.  Мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ – анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ. За целта ще бъде използван

Методи за извършване нафункционалния анализ

·      Събиране, проучване и анализ на документи и информация, с цел установяване на правомощията на органа на власт, функциите на общинската администрация, поставените цели, постигнатите резултати и ресурси, които са използвани.

·      Анкетни проучвания чрез предварително разработени въпросници заръководители и служители.Въпросницитеще бъдатизпратени до предварителнодефинирана извадка отслужители на ръководни длъжности (100%) и служители на експертни позиции (32%),като при формиране на извадката намерението е да се осигури наличие поне на единпопълващ служител от всяко длъжностно ниво от общата и специализиранаадминистрация.

·      Провеждане на интервю с общо 12 от служителите в рамките на общата испециализираната администрация. Интервютата ще бъдат структурирани с фокус събиранена допълнителна информация по въпроси, свързани с дейността на съответнияслужител, полагането на цели, отчитането на дейността и резултатите, натовареностна служителите и ресурсна обезпеченост на звеното.

·      Провеждане на фокус група. Темите, които ще бъдат дискутирани са свързани с функциитена звената, взаимодействието между звената при изпълнение на съвмести задачи,целеполагане, отчетност, комуникацията и координацията и публичност в дейносттана общинската администрация.

·      Наблюдение.

·      Експертна оценка.

В рамките на тази дейност ще бъде осигурено добро сътрудничество между изпълнител, екип по управлението на проекта и служители на общинската администрация.

Очаквани резултати от функционалния анализ:

·      Сформиран Екип за провеждане на функционалния анализ.

·      Представени препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на администрацията.

·      Представени препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията.

·      Представени препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността.

·      Разработен план за действие, който да отразява препоръките за подобряване на дейността, начина, по който ще бъдат изпълнявани препоръките, обвързани със съответните срокове за това.

·      Съгласуван Окончателен доклад за проведения функционален анализ.

·      Изготвена информация за заинтересованите страни за евентуални бюджетни и организационни промени в резултат на анализа.

·      Проведена информационна среща със заинтересованите страни за представяне на изготвената информация за евентуални бюджетни и организационни промени в резултат на анализа.

·      Извършен анализ на изпълнението на препоръките.

·      Проведена информационна среща и презентация за мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ със служителите на общинската администрация.

·      Проведена информационна среща за представяне на изпълнението на резултатите от функционалния анализ на заинтересованите страни, вкючително на Общински съвет – Девин, като орган на местното самоуправление, който одобрява общата численост и структурата на общинската администрация по предложение на кмета на общината и във връзка с функциите му по приемане и контрол върху изпълнението на програми, планове и проекти за развитие на общината.

Крайната цел от прилагането на Единната методология за функционален анализ в държавната администрация е да се подобри ефективността на Общинска администрация – Девин като се предостави възможност за организационно развитие на нейната структура.

Представените в Окончателния доклад резултати от функционалния анализ ще бъдат основа за изпълнение на следващите дейности по проекта:

·        Разработване на предложение за Устройствен правилник на общинската администрация.

·        Разработване на проект за структура на общинската администрация.

·        Изготвяне на вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената.

·        Провеждане на съпътстващи обучения за прилагане на новите правила за работа – еднодневно обучение на ръководния състав и еднодневно обучение на служителите на общинската администрация.

Формално погледнато Община Девин няма официални партньори по проекта. Общински съвет – Девин, гражданите и бизнеса в общината се явяват заинтересовани страни в изпълнението му.

Съпричастността на Общински съвет – Девин ще гарантира партньорство и последователност в съвместната работа при вземането на решения и контрола по изпълнението на административни услуги и програми, планове и проекти, свързани с оптимизирането на общинската администрация.

Подобрената организация и координацията между звената на общинската администрация, повишената прозрачност и отчетността в работата на общинската администрация, бързото и качествено обслужване ще повишат удовлетвореността и доверието на гражданите и бизнеса.На гражданите и бизнес организациите, които са преки ползватели на административните услуги, ще бъдат спестени много усилия, средства и време.

По време на дейностите за информация и публичност и след завършване на проекта обществеността ще бъде информирана за резултатите от него, както чрез регионалните средства за масово осведомяване, така и чрез интернет страницата на община Девин.

Речник:

Релевантност на функциите на вътрешните звена – съответствието на функциите на звеното с област/и на политиката и/или правомощие/я на органа на власт, със стратегически и програмни документи, за които отговаря органът на власт, както и с функциите на по-голямо звено (отдел в дирекция, сектор в отдел и т.н.).

Ефективност – степен на постигане на предварително поставени цели.

Ефикасност – съотношение между постигнатите резултати и използваните за тях ресурси.

Икономичност – постигане на дадени резултати с минимум ресурси (разходи) или постигане на максимални резултати с дадени ресурси (разходи).

Информацията можете да изтеглите от ТУК